آیین‌نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس مقدمه حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش‌های دفاع‌مقدس و ثبت حماسه‌های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران‌بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع‌مقدس در ماده(۳) اساسنامه بنیاد مصوب۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه‌ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آیین‌نامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری تدوین می‌شود . ماده۱) هدف ایجاد روش یکنواخت برای مدیریت بر فرآیند «شناسایی، جمع‌آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری از اسناد مرتبط با دفاع ‌مقدس» برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ و میراث گران‌بهای دفاع‌مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه‌های مرتبط. ماده۲) تعاریف و اختصارات ۱ـ بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع ‌مقدس. ۲ـ اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع ‌مقدس، مصوب ۱۳۸۳/۱۲/۲۲ مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا. ۳ـ شورای اسناد و مدارک: در این آیین‌نامه شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس پیش‌بینی شده است. ۴ـ کمیته اسناد و مدارک استانی: در این آیین‌نامه منظور کمیته تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» می‌باشد که یکی از زیرمجموعه­های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش­های دفاع مقدس استان­ها (مصوب هیأت امنای بنیاد مورخ ۱۳۹۳/۱۲/۲۱) محسوب می‌شود. ۵ ـ سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می‌باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌مقدس قرار دارد. ۶ ـ سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می‌باشد. ۷ـ اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام ‌باشد. ۸ ـ اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اسناد و آثار دیداری، شنیداری و نوشتاری، اطلاعات ثبت و ضبط شده اعم از نوشتاری و غیرنوشتاری و الکترونیکی، وصیت‌نامه‌ها، دست‌نوشته‌ها، سخنرانی‌ها، اسناد شخصی، عکس، صوت، فیلم، اسناد شفاهی، طرح و نقشه و کالک عملیاتی و سایر حامل‌های اطلاعاتی مربوط به دفاع ‌مقدس که قبل از شروع رسمی جنگ تحمیلی عراق علیه ایران (۱۳۵۹/۶/۳۱)، حین و بعد از پایان جنگ (۱۳۶۷/۰۵/۲۷) تولید یا دریافت می‌شود را شامل می‌گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می‌شود. ۹ـ سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول: کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، نهادها و سایر دستگاه‌های کشوری و لشکری، مؤسسات فرهنگی و سازمان‌های مردم‌نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت‌های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و تمام سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به‌نحوی از انحاء از بودجه عمومی دولت استفاده می‌نمایند. ماده۳) مستندات الف ـ ‌بندهای «الف، هـ‌‌، و، ز» از ماده (۳) اساسنامه بنیاد ب ـ هدف‌های راهبردی(۲ و۳) از موضوع راهبردی شماره(۱) سند راهبردی بنیاد ج ـ فصل پنجم آیین‌نامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه‌بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی ۱۳۹۳/۰۵/۱۸ د ـ آیین‌نامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه‌بندی شده ابلاغی شورای‌عالی امنیت ملی. ه ـ قانون اسناد ملی و مقررات آرشیو ابلاغی دولت. ماده۴) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع‌ مقدس ۱ـ رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌ مقدس (رئیس) ۲ـ معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ۳ـ رئیس شورای اسناد ملی ۴ـ نماینده تام­الاختیار دادستان‌ کل کشور ۵ ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور ۶ ـ نماینده تام­الاختیار معاون عملیات ستادکل نیروهای مسلح ۷ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده کل آجـا ۸ ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده کل سپـاه ۹ـ نماینده تام­الاختیار فرمانده نیروی انتظامی ۱۰ـ نماینده تام­الاختیار وزیر جهاد کشاورزی ۱۱ـ نماینده تام­الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح ۱۲ـ نماینده تام­الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران ۱۳ـ نماینده تام­الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری ۱۴ـ نماینده تام­الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما ۱۵ـ نماینده تام‌الاختیار مدیریت حوزه‌های علمیه ۱۶ ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح ۱۷ـ نماینده تام­الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا. ۱۸ـ رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع‌مقدس (دبیر و عضو شورا) تبصره۱: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان‌های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می‌آید. تبصره۲: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ می­گردد. تبصره۳: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می‌باشد. ماده۵) وظایف و اختیارات شورای اسناد ۱ـ سیاستگذاری،‌ هدایت، هماهنگی و نظارت بر کلیه فرآیندهای مربوط به اسناد و مدارک دفاع مقدس در سطح کشور، منطقه و بین‌الملل. ۲ـ تصویب دستورالعمل‌‌ نحوه کشف، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع‌مقدس. ۳ ـ تصویب دستورالعمل­های، ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع‌رسانی اسناد و مدارک دفاع ‌مقدس دارای طبقه‌بندی و عادی. ۴ـ تصویب آیین­نامه امحاء اوراق، اسناد و مدارک زائد دفاع مقدس و نظارت بر اجرای آن. ۵ ـ تشخیص و تأیید اوراق، اسناد و مدارک زائد قابل امحاء که توسط سازمان اسناد و دستگاه‌های مجری برابر مفاد این آیین‌نامه تهیه و تنظیم شده باشد. ۶ ـ استانداردسازی و تصویب برگه‌ها(فرم‌ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس. تبصره۱: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان‌های لشکری ازطریق رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ابلاغ می‌شود. تبصره۲: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان‌های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده۳» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می‌شود. ماده۶) وظایف و اختیارات دبیرخانه: ۱ـ نظارت بر حُسن اجرای این آیین‌نامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه‌های مشمول درخصوص اسناد و مدارک دفاع‌ مقدس. ۲ـ تهیه گزارش نوبه‌ای درخصوص چگونگی اجرای مفاد آیین‌نامه و مصوبات شورای اسناد. ۳ـ دریافت و بررسی فهرست‌ اسناد امحائی ارسالی از دستگاه‌های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه‌‌های مجری. ۴ـ اعلام نحوه امحاء اسناد و اوراق زائد به دستگاه‌های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی. ۵ ـ اعلام‌نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اوراق راکد سازمان‌های مشمول و ارائه در شورا برای تصمیم‌گیری. ۶ ـ انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم‌گیری. ۷ـ ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی، هم‌افزایی، مشارکت و همکاری‌ فی‌مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه. ۸ ـ ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع‌مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب‌ترین روش‌های علمی و فناوری. ۹ـ تشکیل و فعال‌سازی کمیته‌های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان‌های ذی‌ربط در راستای اجرای مفاد این آیین‌نامه. ۱۰ ـ بهره‌برداری مناسب از امکانات و توانمندی‌های کلیه سازمان‌ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی. ۱۱ـ ایجاد بانک جامع اسناد و مدارک دفاع‌مقدس به‌منظور دسترسی و بهره‌برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به‌صورت نظام‌مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه. ماده۷) وظایف سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول: ۱ـ سازمان­ها و دستگاه­های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آئین­نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل­ها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند. ۲ـ آن دسته از سازمان­ها و دستگاه­های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد را ندارند، موظفند فهرست «درخواست تعیین تکلیف» را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن­ها اقدام لازم به عمل آید. ۳ ـ در صورت عدم تأیید فهرست‌ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند. ۴ـ مسئولیت ارزش‌گذاری اولیه اسناد دفاع‌ مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می‌باشـد. ۵ ـ پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک با اصل آنها، اسناد و مدارک مربوط را بسته‌بندی و مراتب را با تنظیم برگه نامه صورتجلسه اوراق به «سازمان اسناد» تحویل نمایند. ۶ ـ سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول، آن‌ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد. ۷ـ سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل‌های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه می‌باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود. ۸ ـ اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه‌بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود. ۹ـ کلیه سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری این آیین‌نامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم‌افزار به سازمان اسناد تحویل دهند ماده۸) وظایف کمیته اسناد استانی: کمیته اسناد استانی وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آیین‌نامه بر عهده دارد. ماده۹) دستورات هماهنگی: ۱ـ سازمان‌ها و دستگاه‌های مشمول این آیین‌نامه موظفند فهرست مشروح اسناد و مدارک دفاع‌مقدس را که در اختیار دارند یا در اختیار آنها قرار می‌گیرد و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می‌زند را به شورای اسناد ارائه نمایند و در صورت تصویب شورای مذکور برابر مصوبه مربوط برای مدت مقرر موارد مذکور محرمانه محسوب و تا انقضای مدت مقرر و یا تصمیم مجدد شورا، قابل ارائه به مراجعان (به‌استثنای مراجع صالحه قانونی) نمی­باشد. ۲ـ فرایند شناسایی، جمع­آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره­برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه­های مشمول انجام خواهد شد. ۳ـ به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره‌کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چارچوب این آیین‌نامه انجام خواهد شد. ۴ـ کلیه سازمان‌ها و دستگاه‌های مجری موظفند از امحاء اوراق، اسناد و مدارک دفاع مقدس خارج از ضوابط و مقررات این آیین‌نامه جلوگیری نمایند. ماده۱۰) این آیین‌نامه در ۱۰ ماده و ۵ تبصره در تاریخ ۱۳۹۵/۱۲/۵ به تصویب هیأت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع‌مقدس رسید و از تاریخ تصویب لازم‌الاجرا می‌باشد. رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد ـ سرلشکر پاسدار محمد باقری