بخشنامه ۳۶۴۲/ق - ۴/۸/۱۳۸۱ رییس قوه قضاییه «دستورالعمل تشکیل دفتر امور زندانیان» دراجرای بند ۳ اصل یکصدو پنجاه و ششم و بند ۱ اصل یکصدو پنجاه هشتم قانون اساسی و به‌منظور نظارت مستمر بر امور زندان و زندانیان و حسن اجرای قانون تشکیل سازمان زندان‌ها و اقدامات تأمینی و تربیتی کشور و آیین‌نامه اجرایی آن درهر حوزه قضایی دفتر امور زندانیان تحت‌نظر و مسؤولیت رییس آن حوزه قضایی با مشارکت قضات ناظر زندان و اجرای احکام (با ابلاغ رییس حوزه قضایی) و با اهداف ذیل تشکیل می‌گردد: ۱ ـ چون برابر بند ۲ ماده ۱۵ قانون آ.د.ک() رؤسا و معاونین زندان نسبت به امور مربوط به زندانیان ضابط دادگستری محسوب می‌گردند و نظارت بر کار و همچنین تعلیم آنان برعهده مقام قضایی است لذا قضات دفتر امور زندانیان می‌توانند ضمن نظارت، اطلاعات کافی را در ارتباط با وظایف و مسؤولیت‌های رؤسا و معاونین زندان (به عنوان ضابط قوه قضاییه) در اختیار آنان قرار داده و با برقراری ارتباط مستمر، نواقص و نارسایی‌های موجود را به مقامات مسؤول زندان متذکر شده و در جهت رفع آن‌ها اقدام مقتضی به‌عمل آورند با این ترتیب مشکلات زندان و زندانی در اسرع وقت مورد شناسایی قرار گرفته و موجبات رفع آن‌ها فراهم خواهد شد. ۲ ـ نظارت بر کار محاکم در رابطه با قرارها و احکام منتج به بازداشت و حبس متهمین و محکومین. ۳ ـ کمک به قضات ناظر زندان در انجام وظایف قانونی و حضور مستمر در زندان و استماع مشکلات و مسایل زندانیان و کمک به آزادی محکومین مالی از طریق انعکاس مشکل به ستاد دیه، کمیته امداد امام«ره» انجمن حمایت از زندانیان و یا واحد مصالحه دادگستری (به‌منظور امکان جلب رضایت شاکی خصوصی) و در مورد سایر محکومین به حبس ارشاد و راهنمایی آنان با استفاده از حق قانونی آزادی مشروط یا عفو و یا تخفیف مجازات پس از جلب رضایت شاکی خصوصی و یا تقسیط جزای نقدی و محکومیت‌های مالی©۳۸۳©. ۴ ـ ایجاد امکان ارتباط زندانی با خانواده و دیگر بستگان و اقربا برای حل مشکلات عاطفی و مالی خانواده زندانی و رسیدگی به درخواست و شکایات زندانیان درخصوص ملاقات، مرخصی و ارسال مراسلات پستی با رعایت آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها و اقدامات تأمینی و تربیتی کشور. ۵ ـ ایجاد ارتباط با محاکم صادرکننده قرار (منجر به بازداشت) یا حکم حبس و جزای نقدی در مواردی‌که امکان تبدیل قرار تأمینی که منجر به بازداشت شده است و یا آزادی مشروط و یا تخفیف مجازات وجود دارد. ۶ ـ پیگیری مسایل و مشکلات خارج از زندان زندانی و ارایه خدمات حقوقی و معاضدت قضایی به آن‌ها با کمک واحد ارشاد دادگستری محل. الف - برای هریک از زندانیان محکوم به حبس یا جزای نقدی پرونده جداگانه‌ای تشکیل و اسامی زندانیان تحت قرار نیز در دفتر یا فایل مخصوصی ثبت شود و اطلاعات لازم مربوط به احوال شخصی و نوع اتهام و محکومیت (مطابق نمونه پیوست) تکمیل و در پرونده حفظ شود. ب ـ واحدهای اجرای احکام مکلفند به محض اعزام شخص به زندان یک نسخه از برگ اعلام محکومیت را به دفتر امور زندانیان ارسال نمایند. در این صورت دفتر طبق بند الف اقدام می‌نماید همچنین شعبه صادرکننده حکم و نیز دفتر زندان مکلف هستند کلیه اشخاصی را که با قرار بازداشت موقت یا قرار منتهی به بازداشت از طرف دادگاه‌ها به زندان معرفی می‌شوند، تصویری از نامه دادگاه صادرکننده قرار را در اسرع وقت به دفتر امور زندانیان ارسال و یا به قاضی ناظر زندان تحویل دهد تا در دفتر یا فایل مخصوص ثبت گردد. ج ـ قضات ناظر زندان مکلفند حداقل هفته‌ای دوبار (با اعلام قبلی) به زندان حوزه قضایی مربوطه سرکشی نموده و ضمن ملاقات با مسؤولین زندان و استماع مسایل و مشکلات آنان در هرمورد راهنمایی‌های لازم را به‌عمل آورده و مسایل و مشکلاتی که حل آن‌ها نیاز به تصمیم مقامات قضایی و مسؤولین دیگر دارد، یا مستلزم اصلاح آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها و یا تدوین بخشنامه و دستورالعمل از طرف رییس سازمان زندان‌ها و ریاست قوه قضاییه باشد، مراتب را به دفتر امور زندانیان منعکس نماید تا ازطریق دفتر اقدام لازم به‌عمل آید. همزمان قاضی ناظر زندان موظف است با کمک کارمندان تحت امر، نامه‌ها و درخواست‌های کتبی زندانیان را اخذ و آن‌ها را در دفتر مخصوص ثبت و سپس با بررسی تقاضاها در هرمورد، تصمیم مقتضی اتخاذ و چنانچه رسیدگی به درخواست موکول به اتخاذ تصمیم مقامات صالح دیگر باشد مرتب را با پیشنهاد لازم به دفتر امور زندانیان منعکس نماید تا از طریق دفتر پیگیری‌های لازم به‌عمل آید و اگر زندانی هم درخواست ملاقات حضوری دارد، اظهارات وی را استماع و به‌شرح©۳۸۴© فوق اقدام نماید. د - مسؤولین هر زندان مکلفند درخواست‌های کتبی زندانیان را درخصوص مرخصی، ملاقات اعتراض به احکام، آزادی مشروط یا درخواست عفو و یا هر درخواست قانونی دیگر را که در آیین‌نامه اجرایی قانون سازمان زندان‌ها پیش‌بینی شده است اخذ و چنانچه رسیدگی به درخواست در حیطه مسؤولیت و وظایف مسؤولین زندان نباشد، کلیه درخواست‌ها را در دفتر مخصوص ثبت در اولین جلسه بازدید تحویل قاضی ناظر نماید و قاضی ناظر زندان برابر بند ب دستورالعمل اقدام خواهد نمود. هـ ـ کلیه قرارهای تأمینی که منجر به بازداشت متهم گردد و متهم به علت عدم آشنایی با قانون، اطلاع از حق اعتراض به قرار نداشته باشد و همچنین درمواردی‌که با گذشت شاکی خصوصی اجرای مجازات موقوف و یا موجبات تخفیف مجازات فراهم می‌گردد و یا شخص ثالثی حاضر باشد کفالت متهم را بپذیرد و یا وثیقه لازم را به دادگاه صادرکننده قرار بسپارد. هریک از مسؤولین زندان یا قضات ناظر زندان یا اجرای احکام از موارد یادشده اطلاع حاصل نمایند، مکلفند حق قانونی متهم را به وی تفهیم و تسهیلات لازم را نسبت به تنظیم لایحه اعتراضیه یا درخواست تجدیدنظر برای متهم فراهم نموده و در اسرع وقت لایحه مذکور را جهت رسیدگی مرجع صالح قضایی ارسال دارند و همچنین لازم است کفیل یا وثیقه‌‌گذار را به دادگاه صادرکننده قرار هدایت نمایند. و - در هر موردی که رییس یا معاون زندان یا قاضی اجرای احکام و یا ناظر زندان متوجه شدند که مدت قرار تأمین بازداشت موقت سپری گردید قاضی صادرکننده قرار نسبت به تجدید قرار بازداشت یا تعدیل آن اقدام نکرده و یا موجبات قرار بازداشت موقت منتفی گردید یا موجبات تبدیل قرار تأمین صادره به قرار خفیف‌تری فراهم شده است، بلافاصله مراتب را به دفتر امور زندانیان منعکس نموده و دفتر نیز با انعکاس مراتب به دادگاه صادرکننده قرار پیگیری لازم را در جهت تبدیل قرار و آزادی متهم به‌عمل خواهد آورد. ز - قضات ناظر زندان مکلفند در اجرای مواد ۳۸ و ۳۹ قانون مجازات اسلامی() محکومین واجد شرایط آزادی مشروط را با هماهنگی رییس زندان جهت صدور حکم مقتضی به دادگاه صادرکننده حکم محکومیت معرفی نمایند و دادگاه مکلف است در وقت فوق‌العاده به درخواست رسیدگی حکم لازم را صادر نماید و همچنین محکومینی که به دلیل بیماری یا شرایط خاص©۳۸۵© استحقاق عفو موردی را دارند دلایل و جهات عفو را به رییس دفتر امور زندانیان گزارش نمایند تا درصورت تأیید وی پیشنهاد عفو جهت بررسی کارشناسی به کمیسیون عفو و بخشودگی ارسال و کمیسیون پس از بررسی لازم عندالاقتضاء در اجرای ماده ۱۴ آیین‌نامه عفو و بخشودگی() عفو موردی یا تخفیف مجازات محکومٌ‌علیه را از رییس قوه قضاییه درخواست خواهد نمود. ح ‌ـ رسیدگی به درخواست و شکایات زندانیان تحت قرار و محکومین درخصوص مرخصی، ارسال مراسلات پستی و ملاقات با رعایت آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها (مصوب ۲۶/۴/۱۳۸۰ و اصلاحات بعدی آن()) از جمله وظایف قضات ناظر زندان می‌باشد و در هر مورد که تخلف یا تقصیر از طرف مسؤولین زندان نسبت به درخواست قاضی زندانی مشاهده نمایند مراتب را به رییس زندان اعلام و درصورت عدم ترتیب اثر پیگیری‌های قانونی را به‌عمل خواهند آورد. و ـ مسؤولین زندان‌های سراسر کشور مکلفند در اجرای صحیح این دستورالعمل (با رعایت آیین‌نامه اجرایی قانون سازمان زندان‌ها) همکاری لازم را با قضات ناظر زندان و دفتر امور زندانیان به‌عمل آورند. ط ـ در زندان‌هایی که تعداد زندانیان زیاد است و یا در حوزه‌های قضایی که زندان‌های متعددی دارد تعیین تعداد دفاتر ناظر زندان و تعداد کارمندان موردنیاز و نحوه تقسیم کار با رییس حوزه قضایی مربوطه می‌باشد و در حوزه‌های قضایی یا دادگاه‌های عمومی مستقل که فاقد زندان هستند، رییس حوزه قضایی و یا رییس شعبه اول دادگاه عمومی بخش مکلفند یکی از قضات را با ابلاغ مخصوص به عنوان قاضی ناظر زندان به دفتر امور زندانیان حوزه قضایی که دارای زندان است معرفی نمایند و این قاضی با نظر رییس دفتر امور زندانیان، وظایف محوله در این دستورالعمل را نسبت به زندانیان حوزه قضایی محل خدمت خود انجام می‌دهد. ی ـ دفتر امور زندان‌ها مکلف است هر سه ماه یک بار آمار عملکرد خود را به رییس قوه قضاییه گزارش نمایند©۳۸۶©.