بخشنامه در خصوص ضرورت رعایت و نظارت جدی اهم مقررات در آراء صادره از سوی هیأت‌های رسیدگی به تخلفات اداری مصوب ۱۲/۴/۱۳۸۹ هیأت‌عالی نظارت همان‌طور که آگاهی دارند،‌ بر اساس ماده ۲۱ آیین‌نامه اجرایی قانون رسیدگی به تخلفات©۱۹۰© اداری «رأی هیأت‌ها باید مستدل و مستند به قانون و مقررات باشد و طبق ماده ۲۳ دستورالعمل به تخلفات اداری» چنانچه پرونده کارمند در هیأت تحت رسیدگی باشد، باید از طریق اقامه دلایل مستند و رسیدگی به آن‌ها و رعایت مقررات مربوط متخلف بودن وی احراز گردد «همچنین مطابق ماده ۴۲ دستورالعمل مذکور رأی هیأت‌ها باید حاوی دلایل، مستندات و مواد قانونی باشد که بر اساس آن‌ها رأی صادر شده است.» در بررسی آراء صادره از سوی هیأت‌های رسیدگی به تخلفات اداری، و یا بازرسی از عملکرد آن‌ها مشاهده شده در موارد متعدد برخی موارد قانونی مهم مزبور مراعات نگردیده و برخلاف مفاد ماده ۲۳ فوق‌الذکر، بدون اقامه و ذکر دلایل مستند و رسیدگی به آن‌ها، رأی بر محکومیت کارمند صادر می‌شود و یا بدون در نظر گرفتن این موارد، کارمند متهم را از اتهامات انتسابی تبرئه می‌نمایند. این امر ضمن اینکه موجب عدم استحکام آراء مذکور می‌شود زمینه نقض آن‌ها را نیز در مراجع قانونی فراهم می‌کند، و از آنجایی که دلایلی در رد یا پذیرش دفاعیات متهمان در رأی قید نشده و مستندات قانونی در رأی ظهور و بروز ندارد، موجب می‌گردد محکوم‌علیه با مراجعه به برخی از مراجع و ارایه رأیی که اوصاف مذکور است خود را بی‌گناه معرفی کند و حتی‌الامکان دارد در بادی امر این باور غیرواقع را برای مستمع ایجاد کند که هیأت در رسیدگی به پرونده، عادلانه عمل نکرده و یا مسائلی غیر از آنچه بوده را در دستور کار خود قرار داده است. نتیجه اینکه پاسخ به تقاضای آنان به دلیل ناقص بودن رأی، منوط به بررسی کامل پرونده اتهامی می‌شود و همین امر منجر به اطاله رسیدگی به درخواست متقاضیان می‌شود به‌ویژه آن که این شائبه را به وجود می‌آورد که اصل بر متخلف بودن متهم می‌باشد و اوست که باید بی‌گناهی خود را اثبات کند در حالی که به‌موجب ماده ۲۳ یاد‌شده احراز این امر به‌عهده هیأت ذی‌ربط است. اذعان دارند که رعایت مستندات قانونی مذکور و سایر مقررات مربوط از جمله ماده ۱۹ دستورالعمل() یاد‌شده در مرحله ابلاغ اتهام و یا صدور رأی، نه تنها باعث استحکام آرای صادره از سوی هیأت‌های رسیدگی‌کننده خواهد بود، بلکه ضمن رعایت حقوق کارمندان متهم، مانع از نقض رأی از جهات یاد‌شده در مراجع نظارتی شده و امکان پاسخگویی مستند و مستدل به تقاضاهای مطروحه را در بسیاری از موارد بدون هرگونه مکاتبه‌ای فراهم می‌سازد و بدین‌وسیله می‌توان بدواً به ایراداتی که مطرح می‌شود پاسخ مقتضی را به محکومٌ‌علیه اعلام نمود صرف نظر از این که از اتلاف وقت و امکانات نیز پرهیز خواهد شد. با عنایت به مراتب فوق، از آنجا که بر اساس بند ۳ ماده ۳۵ آیین‌نامه اجرایی قانون مذکور،©۱۹۱© نظارت بر فعالیت هیأت‌ها و هدایت و آموزش آن‌ها به‌منظور اجرای هر چه صحیح‌تر قانون با آن مقام محترم می‌باشد، خواهشمند است هر یک از موارد زیر را تا اجرای کامل مفاد آن از سوی هیأت‌ها پیگیری و نتیجه را گزارش نمایند. ۱- اهم یا چکیده دفاعیات متهم می‌بایست در گردش کار رأی هیأت‌ها ظهور و بروز داشته باشد و دلایل رد یا تأیید این دفاعیات نیز باید با توجه به قوانین مربوط به‌طور مستند و مستدل نوشته شود. درصورتی‌که هیأت رسیدگی‌کننده قائل به محکومیت کارمند متهم باشد، باید دلایل رد دفاعیات وی در گردش کار رأی منعکس گردد. همچنین اگر هیأت قائل به تأیید دفاعیات متهم و برائت وی باشد، در این‌صورت نیز می‌بایست با ذکر مستندات قانونی، دلایل پذیرش آن در متن گردش کار رأی درج گردد. رعایت موارد ذکر شده علاوه بر اینکه مربوط به هیأت‌های بدوی است شامل هیأت‌های تجدیدنظر نیز می‌گردد. لیکن در این خصوص هیأت‌های اخیرالذکر بایستی حسب مورد در رد یا پذیرش دلایل و مستندات هیأت بدوی استدلال نمایند و به ذکر عبارات مختصری نظیر: «رأی مورد تأیید است» و یا «رأی مورد تأیید نیست» بسنده نکنند. ۲- در ابلاغ اتهام مفاد ماده ۱۹ دستورالعمل رسیدگی به تخلفات اداری،‌که اعلام می‌دارد «هیأت‌ها موظفند موارد اتهام را مشخصاً و به صورت کتبی به کارمند ابلاغ نمایند» رعایت شود و ابلاغ کلی اتهام بدون قید مصادیق دقیق تخلف یا تخلفات، علاوه بر اینکه توجیه قانونی ندارد، امکان هرگونه دفاع از متهم را به دلیل عدم اطلاع او از زمان، نحوه و .....اتهام انتسابی سلب می‌کند. در خاتمه لازم است ضمن ابلاغ این بخشنامه به تمامی هیأت‌های ذی‌ربط اعم از بدوی و تجدیدنظر (اصلی و علی‌البدل)‌ و تشکیل جلسات توجیهی با اعضاء، تأکید شود موارد فوق از تاریخ ۲۰/۵/۱۳۸۹ می‌بایست در صدور آراء مراعات گردد در غیر این ‌صورت رأی صادره مخدوش بوده و نقض آن و عملکرد هیأت ذی‌ربط در معرض اعمال ماده ۲۲ قانون رسیدگی به تخلفات اداری() قرار خواهد گرفت.