آیین‌نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه‌بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات مصوب ۱/۱۰/۱۳۵۴ هیأت‌وزیران با اصلاحات بعدی قسمت اول ـ طبقه‌بندی اسناد: ماده۱ـ اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهارطبقه تقسیم می‌شوند: طبقه اول - اسنادی است که افشای غیر‌مجاز آنها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیر برساند. طبقه دوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها منافع عمومی ‌و امنیت ملی را دچار مخاطره کند. طبقه سوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آنها نظام امور سازمان‌ها را مختل و اجرای وظایف اساسی آنها را ناممکن کند. طبقه چهارم - اسنادی است که افشای غیر‌مجاز آنها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد. اسناد سری در طبقات اول و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوم و چهارم قرار می‌گیرند. (اسناد طبقه اول با عنوان بکلی سری و اسناد طبقه دوم با عنوان سری و اسناد طبقه سوم با عنوان خیلی محرمانه و اسناد طبقه چهارم با عنوان محرمانه مشخص می‌شود). تبصره ـ کلمه سازمان در این آیین‌نامه به‌جای وزارتخانه و مؤسسه دولتی و وابسته به دولت و شرکت دولتی به‌کار رفته است. ماده ۲ـ طبقه‌ هر سند با توجه به مفاد آن تعیین می‌شود. هرگاه سند مضبوط در پرونده یا ضمیمه نامه‌ای باشد پرونده یا نامه نیز در طبقه مربوط به آن سند بایگانی می‌شود. اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده یا نامه‌ای که اسناد مذکور منضم به آنست در طبقه مهمترین آن اسناد بایگانی خواهد شد. ماده ۳ـ طبقه ‌هر سند را مسؤول واحدی که آن سند را تهیه کرده است تعیین می‌کند، در©۲۸۲© صورتی که نظر مسؤول واحد بر سری شناختن سند باشد باید موافقت رییس سازمان یا مقام مادون از طرف او را نیز جلب کند. ماده ۴‌ (اصلاحی ۲۸/۳/۱۳۸۲) ـ‌ برای تغییر طبقه یک سند یا خرو‌ج آن از طبقات چهارگانه، هر یک از سازمان‌ها به مقتضای و‌ظایف و طبع کار خود دستورالعملی تهیه خواهدکرد. اگر تغییر طبقه یا خرو‌ج از طبقات به سندی مربوط باشد که از سازمانی به سازمان دیگر فرستاده شده است، اتخاذ تصمیم بر عهده سازمان ارسال‌کننده سند خواهد بود. قسمت دوم ـ نحوه مشخص‌کردن نوع اسناد سری و محرمانه: ماده ۵ ـ نوع و طبقه هر سند در صدر و ذیل سند و اگر سند در چند صفحه تهیه شده باشد در صدر و ذیل همه صفحات درج می‌شود. صفحات یک سند به ترتیب شماره‌گذاری و تعداد کل صفحات نیز در روی هر صفحه منعکس می‌شود. اگر سند طبقه اول و دوم در نسخ متعدد تهیه شده باشد هر یک از نسخ به ترتیب شماره‌گذاری و تعداد نسخ نیز در روی هر نسخه درج می‌شود. سند سری یا محرمانه نباید به بیش از نسخ مورد لزوم تهیه شود. قسمت سوم ـ طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه: ماده ۶ ـ منظور از نگاهداری اسناد سری و محرمانه مجموعه اعمالی است که از ابتدای انشای این اسناد تا تاریخ خروج آنها از حالت سری یا محرمانه بودن انجام می‌شود تا اشخاص غیرمجاز به اسناد مذکور دست نیابند یا بر مفاد آنها واقف نشوند. تبصره ـ کسی که لازم نیست سند سری یا محرمانه را رؤیت کند یا از مفاد آن مطلع شود در هر مقام و موقعی که باشد شخص غیرمجاز محسوب است و حق مراجعه به سند سری یا محرمانه را ندارد. ماده ۷ـ شیوه‌های مربوط به نگاهداری اسناد سری و محرمانه را هر یک از سازمان‌ها به مقتضای وظایف و طبع کار خود و کیفیت و کمیت اسنادی که در اختیار دارند با توجه به طبقه‌بندی مندرج در ماده ۱ این آیین‌نامه طی دستورالعمل موضوع ماده ۴ تعیین خواهند کرد. میزان مراقبتی که در این دستورالعمل‌ها پیش‌بینی می‌شود نباید از آنچه در این آیین‌نامه مقرر است کمتر باشد. ماده ۸ ـ اسناد طبقه اول و دوم باید در صندوق‌های نسوزی که حداقل به قفل رمز سه‌چرخی و در موارد استثنایی شش اهرمی‌ مجهز باشند، نگاهداری شوند. ماده ۹ـ اسناد طبقه سوم باید در صندوق فلزی یا قفسه‌های کشویی فلزی (فایل کابینت)©۲۸۳© نگاهداری شوند، در مواردی که رعایت این ترتیب مقدور نباشد، استفاده موقت از صندوق یا گنجه چوبی که به میله‌های فلزی و قفل مطمئن مجهز باشد جایز خواهد بود. ماده ۱۰ـ محل بایگانی اسناد طبقه اول و دوم وسوم باید محفوظ و در غیرمواقعی که مراجعه به این اسناد لازم است مقفل باشد. کسی که مسؤولیت نگاهداری اسناد مذکور را عهده‌دار است باید در پایان کار اداری با بازرسی محل از اجرای مقررات مربوط به نگاهداری اسناد مذکور و مقفل بودن محفظه آنها مطمئن شود. ماده ۱۱ـ اسناد طبقه چهارم باید در محلی که خارج از دسترس اشخاص غیرمجاز باشد نگاهداری شوند. ماده ۱۲ـ اگر سند متعلق به یک کشور خارجی یا یک سازمان بین‌المللی باشد و برای نگاهداری آن مقررات خاصی وجود داشته باشد طبق مقررات مذکور والا طبق مقررات این آیین‌نامه عمل خواهد شد. ماده ۱۳ـ اسناد طبقه اول و دوم نباید به خارج اداره مربوط منتقل شوند مگر برای استفاده در جلسات رسمی ‌که در خارج اداره تشکیل می‌شوند. این اسناد نباید به اقامتگاه خصوصی اشخاص برده شوند. ماده ۱۴ـ اسناد طبقه سوم و چهارم را در مواردی که ضرورتی ایجاب کند می‌توان به اقامتگاه خصوصی اشخاص برد به شرط آنکه موافقت کتبی رییس سازمان یا مقام مادون از طرف او جلب شده باشد. ماده ۱۵ـ مطالعه اسناد سری و محرمانه در معابر و امکنه عمومی ‌ممنوع است. ماده ۱۶ـ برای ارسال اسناد سری و محرمانه از محلی به محل دیگر باید سند را در دو پاکت قرار داد، به روی پاکت خارجی فقط عنوان سازمان یا واحدی که سند را تحویل خواهد گرفت و به روی پاکت داخلی نوع و طبقه سند و نام شخص گیرنده یا عنوان شغلی او درج می‌شود. در صورتی که سند به نام شخص معینی فرستاده شده باشد تسلیم آن به غیر او مجاز نخواهد بود ولی تسلیم سندی که عنوان شغلی گیرنده اصلی را دارد به قائم مقام او بلامانع است. اگر سند سری باشد باید برگ رسیدی نیز در درون پاکت داخلی گذاشته شود تا گیرنده ‌پاکت داخلی مربوط به اسناد سری باید لاک و مهر شود، پاکت خارجی در همه حال فاقد لاک و مهر خواهد بود. نوع و طبقه سند بروی پاکت خارجی درج نمی‌شود. ماده ۱۷ـ نقل و انتقال اسناد سری در داخل سازمان مربوط و ارسال این اسناد به خارج سازمان باید به‌وسیله مأمورانی که واحد حفاظت معرفی می‌کند انجام شود. اسناد محرمانه را می‌توان با پست سفارشی به خارج سازمان مربوط ارسال داشت.©۲۸۴© ماده ۱۸ـ نحوه ارسال اسناد سری و محرمانه دولتی به خارج کشور و حداقل مراقبتی که ضمن این کار برای حفظ اسناد مذکور لازم است طی دستورالعملی به مراجع مربوط ابلاغ خواهد شد. ماده ۱۹ـ در موردی که سند سری با پرونده یا جدا از آن به محلی فرستاده می‌شود باید رونوشتی از آن در بایگانی اصلی باقی بماند. ماده ۲۰ـ رونوشت اسناد مذکور در ماده۱۹ پس از اعاده اصول آنها نابود می‌شود. اوراق باطله و پیش‌نویس‌ها و کاغدهای کاربن و استنسیل و نظایر آنها که به امور سری و محرمانه مربوط می‌شوند نیز باید نابود شوند. تبصره ـ نابود کردن اوراق باید به‌طور کامل انجام شود به‌طوری که از آنها چیزی که قابل‌استفاده باشد باقی‌ نماند. ماده ۲۱ـ مقررات این آیین‌نامه در مورد اسناد سری و محرمانه نسبت به اطلاعات سری و محرمانه نیز تا آنجا که قابل اعمال باشد جاری خواهد بود. منظور از اطلاعات معلوماتی است که در جلسات رسمی اظهار یا شفاهاً در اختیار اشخاص مجاز گذاشته می‌شود. نوع و طبقه اطلاعات را اظهار‌کننده آن مشخص می‌کند. نوع و طبقه اطلاعاتی که مأخوذ از سندی است نوع و طبقه سند مأخذ است. ماده ۲۲ـ دستورالعمل‌هایی که بر‌مبنای این آیین‌نامه تهیه می‌شوند برحسب مورد داخل در یکی از طبقات سوم یا چهارم ماده ۱ قرار می‌گیرند. ماده ۲۳ ـ نیروهای مسلح از شمول مقررات این آیین‌نامه مستثنی بوده و تابع مقررات آیین‌نامه‌های مربوط به خود می‌باشند.