شیوه‌نامه تکمیل فرم مخصوص رأی و تنظیم گردش کار آن() مصوب ۸/۱۰/۱۳۹۲ هیأت‌عالی نظارت به‌منظور حسن اجرای مقررات مربوط به رسیدگی به تخلفات اداری و صدور رأی، هیأت‌های بدوی و تجدیدنظر رسیدگی به تخلفات اداری کارمندان مکلفند در تکمیل فرم مخصوص رأی (موضوع ماده ۳۹ آیین‌نامه اجرایی قانون رسیدگی به تخلفات اداری)() و تنظیم گردش کار آن، ‌موارد زیر را رعایت نمایند. الف) تکمیل فرم رأی ۱- نام صحیح و کامل هیأت صادرکننده رأی در سطر اول، حسب مفاد ماده یک قانون رسیدگی به تخلفات اداری، نام صحیح و کامل هیأت صادرکننده رأی باید به این صورت باشد: «هیأت بدوی/ تجدیدنظر رسیدگی به تخلفات اداری کارمندان ..... (چنانچه هیأت رسیدگی‌کننده شعبه موضوع بند ۹ ماده ۳۵ آیین‌نامه اجرایی قانون فوق() باشد، ذکر نام شعبه نیز الزامی است) ۲- مشخصات سجلی کارمند برای حصول اطمینان از انتساب رأی صادره به شخص موردنظر، درج مشخصات کامل فردی متهم (مشتمل بر نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، شماره شناسنامه، محل صدور، کد ملی و نام پدر) در فرم رأی الزامی است. ۳- نوع استخدام در سطر دوم پس از واژه مستخدم نوع استخدام وی (رسمی،‌ ثابت، دائم،‌ پیمانی و یا قرارداد کار معین یا مشخص یا خریدخدمت) نوشته شود. درج نوع استخدام در تشخیص شمول قانون رسیدگی به تخلفات اداری بر وضعیت فرد مؤثر است. ۴- مدرک تحصیلی (آخرین مدرک تحصیلی) و سوابق کاری متهم (گروه/ طبقه شغلی،‌ سابقه کار و پست سازمانی) این موارد، بیانگر بخشی از موقعیت و سوابق کارمند (موضوع ماده۲۱ آیین‌نامه اجرایی)() است،‌ بنابراین درج آن‌ها در آراء ضروری است©۱۷۱©. ۵- حالت استخدامی در فرم رأی و در قسمت مربوط به «حالت استخدامی کارمند در زمان صدور رأی» پس از عنوان حالت استخدامی، منحصراً‌ یکی از حالت‌های استخدامی احصاء شده در ماده ۱۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری() و یا مذکور در مقررات دستگاه‌های دارای مقررات استخدامی خاص قید شود. چون برخی از حالات استخدامی، موجب خروج کارمند از شمول قانون رسیدگی به تخلفات اداری می‌شود، لذا به‌منظور تشخیص شمول قانون بر وضعیت متهم در زمان صدور رأی، ذکر این موارد در آراء الزامی است. ۶- انطباق درست هر تخلف،‌ صرفاً‌ با یکی از بندهای ماده ۸ قانون رسیدگی به تخلفات اداری() (موضوع ماده ۲۰ آیین‌نامه اجرایی)() در موارد محکومیت، صرفاً بندهای مربوط به اتهاماتی را که هیأت محرز تشخیص می‌دهد،‌ در این قسمت از فرم رأی محکومیت قید شود. ۷- ذکر عنوان کامل و دقیق مجازات و بند استنادی مربوط (در مواردی که هیأت تخلف یا تخلفات اداری را محرز تشخیص می‌دهد.) در همین ارتباط: - در مواردی که نوع و میزان تنبیه اداری تخلفات اداری در قوانین معین است، تنبیه اداری مذکور در رأی باید با مجازات مقرر در قانون مربوط، منطبق باشد. - در مجازات‌های موضوع بندهای (ج)،‌ (د)‌، (هـ)‌، و (ز)‌ ماده ۹ قانون رسیدگی به تخلفات اداری، مدت تنبیه اداری در محدوده زمانی مذکور در این بندها و در تنبیه اداری موضوع بند(و)() حسب مفاد دادنامه شماره ۱۰۰۴ مورخ ۱۶/۹/۱۳۸۶ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری و اینکه محرومیت مذکور برای تمام طول مدت خدمت نیست، مدت مجازات به تشخیص هیأت تعیین می‌شود. حسب تصمیم متخذه در جلسه مورخ ۱۴/۸/۱۳۷۹ هیأت‌عالی نظارت؛ مدت زمان تعیین‌شده در بند اخیر به هر دو مجازات مذکور در آن تسری دارد. به‌علاوه، با عنایت به اینکه بند مزبور دو مجازات متفاوت را احصاء نموده است،‌ لذا هیأت‌ها در صدور رأی برای یک پرونده، صرفاً‌ یکی از آنها را می‌توانند اعمال کنند. - در تنبیهات اداری بندهای (ج) و (ح) به ترتیب میزان کسر حقوق و فوق‌العاده شغل یا©۱۷۲© عناوین مشابه و میزان حقوق مبنای پرداختی مربوط در محدوده مقرر در این بندها و نیز در تنبیه اداری موضوع بند (ط)‌ میزان تقلیل گروه باید مشخص شود. () - در مجازات تغییر محل جغرافیایی خدمت مندرج در بند (هـ) () هیأت‌ها با توجه به پرونده اتهامی و هماهنگی قبلی از حیث امکان اجرای رأی،‌ حتماً ‌محل خدمت جدید مستخدم را در رأی تعیین نمایند. (با لغو ماده ۵۱ قانون بازسازی نیروی انسانی()، اختیار دستگاه برای تعیین محل خدمت در مورد این مجازات سلب شده است) ۸- درج نشانی (آدرس)‌ کارگزینی مربوط در آرای قابل پژوهش در موارد صدور آرای قابل پژوهش از سوی هیأت‌های بدوی، مطابق مفاد مادتین (۲۴) و (۲۵) آیین‌نامه اجرایی()، فقط آدرس اداره کارگزینی ذی‌ربط کارمند باید به‌عنوان محل دریافت درخواست تجدیدنظر ذکر شود. ۹- درج مهلت اعتراض به دیوان عدالت اداری در آرای قطعی بر اساس تبصره ۲ ماده ۱۶ قانون تشکیلات و آیین‌دادرسی دیوان عدالت اداری()، مهلت تقدیم دادخواست راجع به آراء و تصمیمات قطعی هیأت‌ها،‌ برای اشخاص داخل کشور سه ماه و برای افراد مقیم خارج از کشور شش ماه از تاریخ ابلاغ آراء و تصمیمات، مطابق قانون آیین‌دادرسی دادگاه‌های عمومی و انقلاب در امور مدنی است. از آنجا که مطابق تبصره مزبور، هیأت‌ها مکلفند در رأی یا تصمیم خود تصریح نمایند که رأی یا تصمیم آن‌ها ظرف مدت مزبور در دیوان قابل اعتراض است، بنابراین، در آراء و تصمیمات قطعی هیأت‌ها،‌ برحسب اقامتگاه متهم،‌ مهلت مربوط به شکایت به دیوان عدالت اداری تصریح شود. ب) گردش کار رأی مواردی که در نوشتن گردش کار رأی باید مورد توجه قرار گیرند، عبارتند از: ۱- رعایت آیین نگارش نظر به اهمیت آرای هیأت‌ها و آثار ناشی از آن،‌ لازم است در هنگام تنظیم گردش کار رأی،‌©۱۷۳© آیین نگارش و نکات دستوری رعایت گردد و واژگان و اصلاحات مندرج در قانون رسیدگی به تخلفات اداری و آیین‌نامه اجرایی آن و دستورالعمل رسیدگی به تخلفات اداری و سایر قوانین و مقررات استنادی (برحسب مورد) استعمال شود. ۲- ذکر خلاصه سوابق کاری کارمند از آنجا که گردش کار رأی، معمولاً با ذکر خلاصه‌ای از سوابق کاری کارمند آغاز می‌شود و نیز مطابق ماده ۲۱ آیین‌نامه اجرایی قانون مزبور()‌، موقعیت و سوابق وی باید مدنظر هیأت قرار گیرد. بنابراین: - نحوه ورود به خدمت و سال شروع به کار کارمند و نیز رده‌های خدمتی وی (مدیریتی و غیرمدیریتی) از آغاز اشتغال به کار تا زمان صدور رأی و موارد نظیر آن،‌ علاوه بر موارد مذکور در بالای فرم رأی،‌ ذکر شود. - ذکر موارد تشویق و تنبیهات احتمالی وی با قید اینکه از طرف کدام مقام مجاز و در چه موضوعی بوده است. نکته: موقعیت و سوابق کارمند در مواردی که تخلف یا تخلفات اداری محرز تشخیص داده می‌شود،‌ در رأی صادره مؤثر است در آرای برائت از آن جهت که نظر بر احراز اتهام یا اتهامات انتسابی نیست، موقعیت و سوابق کارمند، ‌قانوناً‌ تأثیری در رأی ندارد. ۳- اشاره به شکایات یا اعلام واصله به هیأت با توجه به مفاد ماده ۱۵ آیین‌نامه یاد‌شده()، مشخصات شکایت یا اعلام واصله به هیأت (شماره، تاریخ و مرجع شکایت یا اعلام)‌ به‌عنوان مبنای شروع رسیدگی و اتهام یا اتهامات انتسابی مذکور در آنها با قید مصداق یا مصادیق مربوط توضیح داده شود. ۴- تبیین سیر مراحل رسیدگی پس از توضیح در مورد مرجع اعلام یا شکایت و اتهام یا اتهامات مندرج در آن، فرایند رسیدگی به پرونده اتهامی، از وصول شکایت یا اعلام تا صدور رأی شرح داده شود. با عنایت به اینکه سیر رسیدگی به اتهام یا اتهامات به ترتیبی است که در موارد ۱۵ الی ۲۱ آیین‌نامه اجرایی قانون()، آمده است، لذا این ترتیب در توضیح مربوط به فرایند رسیدگی رعایت شود. براین اساس ذکر این موارد ضروری است©۱۷۴©: - هیأت پس از وصول شکایت یا اعلام، در جلسه خود (تاریخ جلسه باید معین و صورت‌جلسه مربوط در پرونده موجود باشد) با توجه به بررسی‌های لازم موضوع صدر ماده ۱۷ آیین‌نامه اجرایی،‌ اتهام یا اتهامات را متوجه متهم تشخیص داد و مقرر کرد موارد اتهامی (مشتمل بر مستند و عنوان قانونی و مصداق یا مصادیق اتهامی) کتباً ‌ابلاغ شود. - با توجه به الزام مذکور در ماده مزبور مبنی بر ابلاغ کتبی موارد اتهام،‌ نوع ابلاغ اتهام (واقعی یا قانونی) مشخص شود. در مواردی که ابلاغ اتهام واقعی است نشانی محل ابلاغ و در مواردی که ابلاغ قانونی است دلیل و طریق این نحوه ابلاغ، و چنانچه گیرنده غیر شخص مخاطب است،‌ نسبت وی با متهم و تاریخ ابلاغ به تمام حروف مشخص شود. - در مواردی که متهم به استناد قسمت اخیر ماده ۱۷ آیین‌نامه اجرایی() تقاضا می‌کند، هیأت مدارک لازم را در اختیار وی قرار دهد،‌ ذکر برگ رسید، که از اجابت تقاضای متهم حکایت دارد، ضروری است. - در موارد تقاضای تمدید مهلت دفاع،‌ ذکر تاریخ صورت‌جلسه هیأت که به‌موجب آن با تقاضای وی موافقت یا مخالفت شده است. - درصورتی‌که متهم جواب کتبی ارسال کرده است،‌ گزیده‌ای از اظهارات وی که متضمن مهمترین قسمت آن از لحاظ رد یا قبول اتهام یا اتهامات باشد،‌ به صورت نقل و قول مستقیم،‌ داخل گیومه عیناً نقل شود. - درصورت عدم ارسال جوابیه کتبی،‌ هیأت به قسمت اخیر ماده (۱۸) آیین‌نامه اجرایی() استناد نماید تا جواز ادامه رسیدگی به این قبیل موارد و صدور رأی روشن گردد. - در موارد حضور متهم در جلسه هیأت مشخص شود،‌ این اقدام مطابق ماده (۱۹) آیین‌نامه اجرایی یا تبصره ذیل آن() صورت گرفته است (درصورت اعمال ماده یا تبصره مذکور ذکر تاریخ جلسه و بخش مرتبط از توضیحات متهم که در جلسه ارایه شده،‌ ضروری است.) ۵- اتخاذ تصمیم و صدور رأی به‌منظور اتخاذ تصمیم درست و صدور رأی مستدل و مستند به قانون و مقررات مربوط مفاد ماده (۲۱) آیین‌نامه اجرایی() به‌طور کامل رعایت شود. ماده فوق،‌ در این ارتباط واجد دو فراز مهم است©۱۷۵©: الف- عبارت مندرج در صدر ماده مزبور مشعر بر اینکه «هیأت پس از اتمام رسیدگی و ملاحظه اسناد و مدارک موجود در پرونده و توجه کامل به مدافعات متهم» اتخاذ تصمیم می‌نماید،‌ در گردش کار تمامی آراء‌ اعم از برائت یا محکومیت؛ صرف نظر از نوع اتهام،‌ رده کارمندی و دستگاه مربوط قابلیت تصریح دارد. لذا در جهت صدور رأی مستدل،‌ عبارت یاد‌شده در گردش کار همه آراء، عیناً‌ ذکر شود. ب- فراز دوم از ماده فوق «مواردی از جمله،‌ میزان زیان وارد شده (اعم از مادی و معنوی)‌ به دولت یا اشخاص حقیقی یا حقوقی،‌ آثار سوء اجتماعی و اداری [تخلف یا تخلفات اداری] موقعیت و سوابق کارمند،‌ وجود یا فقدان سوء‌نیت» در آرایی که در محکومیت کارمندان صادر می‌شود قابلیت لحاظ دارد و آرای برائت را از آن حیث که اساساً اتهام یا اتهامات انتسابی وارد نیست،‌ در برنمی‌گیرد. عبارت «مواردی از جمله» که در اول فراز دوم از ماده مزبور آمده بیانگر آنست که موارد مصرح پس از این عبارت، همه آن مواردی نیست که هیأت باید لحاظ نماید،‌ بلکه جهاتی نظیر آن،‌ همچون سکونت در مناطق محروم یا برخوردار، وضعیت تأهل و عائله‌مندی،‌ وضعیت معیشتی،‌ برخورداری از امتیازات قانونی اجتماعی مانند ایثارگری باید در تعیین تنبیه اداری،‌ لحاظ گردد. با عنایت به اینکه میزان تأثر این موارد در آرایی که اتهام یا اتهامات محرز تشخیص داده می‌شود،‌ برحسب نوع تخلف یا تخلفات ارتکابی،‌ دستگاه ذی‌ربط و نظایر آن،‌ در هر پرونده نسبت به سایر پرونده‌ها متفاوت خواهد بود و در تعیین مجازات از سوی هیأت،‌ حسب مورد می‌تواند از جهات مخففه یا مشدده باشد. تبیین این موارد در گردش کار رأی برای مستدل و مستند بودن رأی و تشخیص تناسب بین تنبیه اداری با تخلف یا تخلفات اداری،‌ ضروری است. بنابراین،‌ رأی هیأت‌ها از دو جهت باید واجد استدلال باشد: اول، با توجه به اهمیت اصل برائت که در اصل ۳۷ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران() و به تبع آن در ماده (۲۳) دستورالعمل رسیدگی به تخلفات اداری() به آن تأکید شده است، هیأت باید مستقلاً استدلال نماید که به چه دلیل یا دلایلی اتهام یا اتهامات را محرز تشخیص می‌دهد. (مطابق فصل پنجم دستورالعمل فوق()،‌ این دلایل عبارتند از: اقرار متهم اعم از کتبی©۱۷۶© و شفاهی،‌ اسناد یا مدارک و اطلاعات، اظهارات شهود و مطلعین،‌ دلایل و اطلاعات و مدارک ارایه شده توسط گروه تحقیق و نظریه کارشناسی.) دوم، استدلال هیأت به‌نحوی که از متناسب بودن مجازات تعیینی حکایت کند. علاوه بر موارد فوق: - در موارد تشدید مجازات،‌ حسب مفاد ماده ۲۳ قانون رسیدگی به تخلفات اداری()، دلیل و مستندات جدید مربوطه ذکر شود. - در مواردی که هیأت رسیدگی‌کننده،‌ هیأت تجدیدنظر است، برحسب اینکه رأی بدوی یا حکم مقام اجرایی را تأیید یا نقض می‌کند، دلایل این تصمیم و رأی ذکر گردد. - با عنایت به ماده ۲۲ آیین‌نامه اجرایی که مقرر می‌دارد «جلسه‌های هیأت‌ها با شرکت سه نفر از اعضاء ‌رسمیت می‌یابد و آرای آنها با نظر موافق حداقل دو نفر از اعضاء معتبر است»،‌ اینکه رأی با «اکثریت» یا «اتفاق» بوده است،‌ مشخص شود.